Unterlagen die nicht mehr aufgehoben werden müssen können Sie zur sicheren Vernichtung in die LEINS Aktenvernichtung geben.

Welche Dokumente Sie nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichten dürfen, finden Sie in der folgenden Übersicht.

Aktuelle Aufbewahrungsfristen

 

Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen

Die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist beträgt nach Handelsrecht bzw. Abgabenordnung zehn Jahre, ansonsten sechs Jahre.

Ab 1. Januar 2017 brauchen nicht mehr aufbewahrt zu werden:

1. Bücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
und sonstigen Organisationsunterlagen

· Handelsbücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2006 oder früher gemacht wurde
· Inventare, die im Jahr 2006 oder früher aufgestellt wurden
· Eröffnungsbilanzen / Jahresabschlüsse, die im Jahr 2006 oder früher festgestellt wurden
· Konzernabschlüsse / Prüfungsberichte, die im Jahr 2006 oder früher aufgestellt wurden.

Hierzu gehören insbesondere:
· Anlagenverzeichnis
· Geschäftsbücher
· Baubücher
· Hauptbücher
· Depotbücher
· Inventare und Inventarnachweise
· Dokumentation für EDV-Programme
· Kontenregister
· Einnahmenüberschussrechnungen
· Kontokorrentbücher
· Geschäftsberichte
· Wareneingangs - und -ausgangsbücher, soweit vorhanden

2. Buchungsbelege vom Jahr 2006

Hierzu gehören insbesondere:
· Rechnungen
· Lieferscheine
· Quittungen
· Auftragszettel
· Warenbestandsaufnahmen
· Bankauszüge
· Betriebskostenrechnungen
· Bewertungsunterlagen
· Buchungsanweisungen
· Gehaltslisten
· Kassenberichte
· Portokassenbücher
· Prozessakten

3. Handels- oder Geschäftsbriefe, die in 2010 oder früher empfangen oder abgesandt wurden

Hierzu gehören insbesondere:
· Ausfuhrvergütungsanträge und -bescheide
· Überstundenlisten
· Geschäftsbriefe und innerbetrieblicher Schriftverkehr
· Mahnvorgänge
· Handelsregister- und Grundbuchauszüge
· Steuerbescheide mit dazugehörigen Unterlagen
· Konsignationsunterlagen
· Verträge und Vertragsunterlagen

 

Übersicht der Aufbewahrungsfristen Ihrer Unterlagen

Schriftgut Jahre
A  
Abrechnungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen 6
Aktenvermerke  6
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (Belege) 10
Anlagenvermögensbücher und Karteien  10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6
Außendienstabrechnungen 10
B  
Bankbelege 10
Bankbürgschaften 6
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen 10
Bilanzen 10
Buchungsbelege 10
D  
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
E  
EDV-Unterlagen (Anweisungen, Dokumentationen etc.) 10
Einfuhrunterlagen 6
Eingabedatenformate 10
Einheitswertunterlagen 10
Essensmarkenabrechnungen 6
Exportunterlagen 6
F  
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
G  
Gehaltslisten 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Geschenknachweise 6
Gewinn- und Verlustrechnung 10
Grundbuchauszüge 6
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)  10
Gutschriftanzeigen 6
H  
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge 6
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10
I  
Investitionszulage (Unterlagen) 6
Inventare 10
J  
Jahresabschlusserläuterungen 10
Journale für Hauptbuch, Kontokorrent etc. 10
K  
Kalkulationsunterlagen 6
Kassenberichte und Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel 6
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge (auch Postbank) 10
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6
L  
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine 10
Lohnbelege 10
Lohnlisten 6
M  
Magnetbänder mit Buchfunktion 10
Mahnbescheide 6
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6
N  
Nachnamebelege 10
Nebenbücher 10
P  
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Patents) 6
Preislisten 6
Programmablaufbeschreibungen 10
Personalakten 10
Protokolle 6
Prozessakten 10
Prüfungsbericht des Abschlussprüfers 10
Q  
Quittungen 10
R  
Rechnungen (Eingang/Ausgang)  10
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
S  
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen 6
Scheck- und Wechselunterlagen 6
Schriftwechsel 6
Spendenbescheinigungen 10
Steuererklärungen und - bescheide 6
T  
Telefonkostennachweise 10
U  
Überstundenliste 6
V  
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versicherungspolicen 6
Verträge (nach Ende) 6
W  
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Z  
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 6

 

Angaben ohne Gewähr.
Quelle: IHK Schwaben - Rechtsinformation Nr. 70